Kesalahan dan Bahaya dalam Ber-email

E-mail merupakan cara komunikasi yang cepat. Namun sayangnya, kesalahan pada e-mail anda juga akan tersebar sama cepatnya. Bergantung kepada siapa yang melihat E-mail anda, pekerjaan, reputasi, atau karir anda bisa terpengaruh

Sekarang ini hamper semua orang menggunakan e-mail. Namun sayangnya, banyak user diluar sana yang tidak menggunakannya secara benar, mengganggu sekuriti, memakan bandwidth berlebihan, dan melakukan tindakan kurang beretika. Menghindari kesalahan dalam ber-email tidak sulit. Berikut ada contoh kebiasaan ber-email yang mengganggu dan apa yang bisa anda perbuat untuk melakukan sebaliknya.

  • Subjek tidak jelas atau tidak ada

Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda. Bukankah anda akan senang jika bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subyeknya? Pada waktu mengirim e-mail yang berhubungan dengan orang tertentu, beri rincian pada subjek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh, jika Deni telah dipromosikan, buat subjek “Deni telah dipromosikan”. Jangan menggunakan nama sebagai subjek.

  • Mengganti topic tanpa mengganti subjek

Misalkan anda mengirim e-mail ke rekan kerja tentang subjek A. rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirimkan e-mail tentang subjek B ke anda. Namun, bukkannya membuat e-mail baru dengan subjek “Subjek B”, ia hanya membalas e-mail anda sebelumnya dan membahas subjek B, dengan baris subjek tetap “subjek A”. mengganggu, bukan?

Pada waktu anda mengirim e-mail, pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. Jika anda melakukannya pada waktu membalas e-mail, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.

  • Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail

Memasukkan beberapa subjek dalam satu e-mail bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu-lintas dan volume e-mail. Namun, si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topic tersebut. Lebih baik membuat satu topic per e-mail.

  • Mengirim sebelum berpikir

Menjawab sebelum berpikir bisa menyebabkan masalah. Pastikan bahwa anda memang bermaksud seperti apa yang ditulis. Hati-hati juga atas reaksi dan respon yang terlalu cepat terhadap e-mail yang menyakitkan anda. Seperti ada tertulis, “Bodohlah yang menyatakan sakit hatinya seketika itu juga, tetapi bijak, yang mengabaikan cemooh”.

Alasan lain mengapa anda harus berpikir sebelum mengirim e-mail adalah implikasi hokum. E-mail bisa dijadikan “temuan” oleh pengacara pihak yang sedang menuntut anda atau perusahaan anda. Hal-hal yang anda tuliskan dalam e-mail bisa berada ditangan para pengacara tersebut dan bisa digunakan sebagai bukti untuk melawa anda atau perusahaan anda di pengadilan. Jadi sebelum mengirim e-mail, bayangkan bahwa anda sebagai saksi dan harus menjelaskannya.

  • Menjawab ke semua

Sebelum menekan Reply to All, pastikan anda memang perlu melakukannya. Apakah semua orang memang perlu melihat respon anda? Apakah respon anda menguntungkan semua orang? Atau apakah anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas hal yang bersifat pribadi dengan si pengirim?

Jika pada kondisi yang terakhir lebih baik menekan reply. Jika tidak argument pribadi anda akan menjadi rahasia umum. Hati-hati pada waktu menerima e-mail, jika anda merupakan anggota suatu grup (misalnya Yahoo!Group), balasan anda akan dikirim ke semua orang pada grup tersebutmeskipun anda hanya menekan Reply.

  • Tidak memberikan konteks balasan

Sepanjang itu tidak berlebihan, menyertakan teks e-mail yang asli pada balasan yang anda kirim bisa membantu si pengirim untuk memahami respon anda. Jika balasan anda hanyalah “Ya” atau ”itu betul”, maka akan sulit bagi si pengirim untuk memahami jawaban anda. Oleh karena itu lebih baik memberikan konteks jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli.

  • Berdebat dengan pengirim

Hindari pernyataan-pernyataan yang dapat menimbulkan perdebatan, kecuali jika anda berada dalam satu grup. Seandainya anda tidak setuju dengan salah satu pernyataan yang diberikan si A pada suatu forum atau grup, maka tujukanlah respon/ komentar anda pada si A. pada waktu berbicara tentang si B, sebutkan si B secara jelas dan sebaiknya sebutkan sebagai orang ketiga (dari pihak kedua).

  • Alamat penerima salah

Hati-hati pada waktu mengirim e-mail, terutama jika software anda memiliki fitur “pengisian otomatis”. Pada waktu anda mengeti nama penerima, software akan mengisikan nama tersebut untuk anda. Jika pada buku alamat anda terdapat nama Join dan Jonasa misalnya, maka anda harus berhati-hati. Anda memang belum melakukan kesalahan, tetapi kemungkinan itu bisa terjadi.

  • Menampilkan alamat penerima yang tidak saling kenal

Pernahkah anda menerima e-mail yang juga berisi banyak penerima yang lain? Si pengirim mungkin sudah melanggar privasi anda dengan mengungkap alamat e-mail anda ke semua penerima yang lain.

Jangan lakukan kesalahan yang sama. Jika anda yakin setiap penerima saudah tahu (atau nanti juga bisa mencari tahu) alamat semua penerima lainnya (misalnya mereka semua satu perusahaan dengan anda), dan jika jumlah penerima relative kecil, silahkan cantumkan mereka. Jika tidak, simpan alamat untuk Anda saja dan masukkan alamat si penerima di field blind carbon copy (BCC). Si penerima tidak akan melihat orang lain yang menerima e-mail anda, sehingga menghemat tempat dan melindungi privasi setiap penerima.

  • Ber-email secara benar

Berikut adalah panduan penggunaan e-mail untuk membantu anda dalam menangani e-mail secara benar dan melindungi organisasi anda.

LEBIH LANJUT

http://www.microsoft.com/atwork/manageinfo/emailtools.mspx

Berikut adalah panduan penggunaan e-mail untuk membantu anda dalam menangani e-mail secara benar dan melindungi organisasi anda.

  • Mencegah masukknya virus dan spam

  • Menghindari serangan phising

  • Mengelola inbox

  • Buat e-mail yang professional

  • Gunakan CC dan BCC

  • Lindungi alamat e-mail

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: